Administrasi Adalah

Assalamu’alaikum kali kita akan membahas tentang administrasi sebagaimana yang kita ketahui tentang administrasi yaitu kegiatan surat – menyurat, catat – mencatat dan sebagainya. Oleh karena itu setiap instansi, lembaga maupun perusahaan mempunyai sistem administrasi berikut penjelasannya secara rinci

Administrasi adalah ?

Administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata “Ad” yang berarti intensif  dan “Ministrare” yang artinya membantu, melayani, mengatur atau mengarahkan. Jadi administrasi ialah sebagai kegiatan membantu, melayani mengarahkan suatu kegiatan  untuk mencapai tujuan bersama.

Adapun pengertian secara umum yaitu Administrasi adalah sebuah usaha perencenaan, pengorganisasian dan pengendalian serta aktivitas pergerakan yang berhubungan secara langsung dengan pengaturan pada kebijakan untuk mencapai tujuan. Jadi sebenarnya administrasi itu tidak hanya melibatkan satu orang saja, namun dua orang atau lebih supaya benar – benar tercapai tujuan tersebut.

Baca juga : Fungsi Administrasi

Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli

1. George R. Terry

Menurut George R. Terry, administrasi adalah kegiatan perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yag telah ditetapkan.

2. Arthur Grager

Menurut Arthur Grager, administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi

3. Sondang P. Siagian

Menurut Sondang P. Siagian, administrasi adalah segala bentuk dari proses kerjasama antara dua individu atau lebih atas dasar rasionalitas terpilih untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya.

Unsur – Unsur Administrasi

Ada beberapa unsur penting yang wajib ada disebuah bidang bisnis. Menurut The Liang Gie ada 8 unsur yaitu :

1. Organisasi

Organisasi merupakan tempat dimana kegiatan administrasi dilakukan. Dalam bisnis, orang – orang yang bekerja didalamnya akan dihimpun menjadi sebuah wadah

2. Manajemen

Manajemen merupakan alat utama dalam pelaksanaan administrasi. Ada pengaturan, penggerak, manajer dan tenaga operasional. Hal ini manajemen masih dibagi 3 kelompok: Top management, middle management dan lower management (mandor)

3. Kepegawaian

Kepegawaian ialah berkaitan dengan penggunaan tenaga kerja. Dalam sebuah administrasi ada proses yang saling berhubungan diantaranya penerimaan, penempatan, pendayagunaan dan pemberhentian kerja

4. Komunikasi

Komunikasi ialah mengatur pola komunikasi antar departemen yang didalam suatu organisasi. Contoh surat atau warta

5. Keuangan

Keuangan ialah berkaitan pembiayan kontrak kerjasama mulai dari cara memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya. Contoh administrasi penjualan, kontrak atau sewa serta sumber dana

6. Hubungan masyarakat

Hubungan masyarakat yaitu suatu usaha untuk menjalin hubungan baik dengan para konsumen atau user. Administrasi akan menciptakan peraturan yang berhubungan dengan masyarakat terutama konsumen

7. Tata Usaha

Tata usaha yaitu meliputi aktivitas pencatatan, penyimpanan dan pengiriman dokumen data. Unsur tata usaha sangat penting dalam administrasi karena dapat menjadi sumber informasi bagi organisasi dalam mengambil keputusan

8. Perbekalan

Perbekalan yaitu berhubung dengan pengadaan barang penyimpanan dan penyingkiran. Pihak administrasi akan menyisir mana barang yang dibutuhkan untuk kegiatan kerja dan mana yang tidak

Ciri – ciri Administrasi

Berikut ciri – ciri administrasi sebagai berikut :

1. Administrasi memiliki tujuan yang jelas
2. Administrasi terdapat kelompok manusia yang terdiri dari dua orang atau lebih
3. Administrasi selalu berhubungan dengan kegiatan kerjasama
4. Administrasi terdapat usaha atau proses kerja
5. Administrasi selalu terdapat kepemimpinan, bimbingan dan pengawasan

Fungsi Administrasi secara umum

Berikut fungsi administrasi dalam organisasi yaitu :

1. Perencanaan(Planning)

Perencanaan merupakan kegiatan yang membutuhkan sebuah aktivitas administrasi mulai dari pengumpulan data, pengolahan data sampai penyusunan perencanaan.

2. Penyusunan (Organizing)

Penyusunan merupakan kegiatan menyusun serta membangun komunikasi kerja antara anggota – anggota dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai tujuan organisasi tersebut.

3. Laporan ( Reporting)

Laporan merupakan aktivitas penyampaian perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan membuat dan memberikan laporan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi baik lisan maupun tulisan untuk mendapatkan gambaran tentang pelaksanaan tugas para anggota organisasi

4. Kordinasi ( Coordinating)

Kordinasi merupakan sebagaian fungsi manajemen yang melakukan sejumlah aktivitas agar berjalan baik dengan menjauhi terjadinya suatu kekacauan, bentrok, kekosongan aktivitas yang dilaksanakan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan suatu pekerjaan bawahan yang sehingga terdapat kerjasama yang terencana suatu usaha untuk mencapai tujuan organisasi

5. Penyusunan Anggaran ( Budgeting )

Penyusunan anggaran merupakan ativitas perencanaan dan pengelolaan keuangan dalam organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan

6. Penempatan ( Staffing)

Penempatan merupakan kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dalam sebuah organisasi melalui prekrutan tenaga kerja, pengembangan, perlengkapan didalam organisasi tersebut.

7. Pengarahan ( Directing)

Pengarahan merupakan aktivitas berinteraksi dengan anggota organisasi dalam bentuk memberi bimbingan, perintah – perintah, saran supaya tugas dijalankan dengan baik guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Tujuan Administrasi

Setelah mengetahui definisi dan fungsi administrasi kita akan mengetahui tentang tujuan kegiatan administrasi yaitu :

1. Menyusun Program Usaha

Setiap organisasi membutuhkan informasi dan data sebagai acuan dalam menyusun program kerja unggulan. Informasi dan data dapat diperoleh dari aktivitas administrasi

2. Mengevaluasi Kegiatan Organisasi

Sistem administrasi untuk membantu organisasi untuk melihat berbagai informasi dan data. Melalui informasi data tersebut maka selanjutnya organisasi dapat melakukan evaluasi terhadap setiap kegiatan yang dilakukan

3. Memantau aktivitas Administrasi

Kegiatan administrasi meliputi banyak hal sehingga pelaksanaannya harus dilakukan secara teratur dan sistematis

4. Memastikan Keamanan Kegiatan Usaha

Setiap organisasi atau perusahaan membutuhkan kepastian keamanan dalam melakukan kegiatan usahanya

Ciri – ciri Administrasi

1. Adanya kelompok manusia yang terdiri dari atas 2 orang atau lebih
2. Adanya kerja sama
3. Adanya proses/usaha
4. Adanya bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan
5. Adanya tujuan

Jenis Administrasi

1. Administrasi Publik
2. Administrasi lingkungan hidup
3. Administrasi negara
4. Administrasi niaga
5. Administrasi pembangunan
6. Administrasi kependudukan
7. Administrasi keuangan
8. Administrasi pendidikan

Semoga bermanfaat untuk penulis dan pembaca Wassalamu’alaikum