Pengertian Sekretaris

Sekretaris adalah sebuah tugas yang membantu pemimpinan dalam sebuah perusahaan yang secara etimologi, adapun pengertian sekretaris yang berasal dari bahasa latin “sectrum” yang artinya rahasia, adapun dari bahasa prancis yaitu secretaire dan belanda disebut secretares.

Adapun pengertian lain dari sekretaris yaitu seorang karyawati yang bertugas sebagai menjalankan pekerjaan rutin dari pemimpin perusahaan dalam kegiatan administrasi maupun kegiatan operasional perusahaan secara pribadi dan rahasia.

Jenis-jenis Sekretaris

Adapun jenis-jenis sekretaris sebagai berikut:

1. Sekretaris Pimpinan

Sekretaris pimpinan yaitu seseorang yang bertugas untuk membantu pimpinan dalam mengerjakan kantor secara rutin.

2. Sekretaris Organisasi

Sekretaris organisasi yaitu mengelola tugas yang diberikan oleh pimpinan, sekretaris organisasi menjadi manajer dalam mengerjakan unit yang kerja pada bidang sekretaris.

3. Sekretaris Pribadi

Baca juga: Leadership lengkap

Sekretaris pribadi yaitu seseorang sekretaris yang mengelolah tugas dari kantor untuk keperluan pribadi dari pimpinan.

Fungsi Sekretaris

Adapun fungsi sekretaris sebagai berikut:

1. Fungsi Terhadap Atasan

Adapun fungsi sekretaris sebagai berikut:

• Sebagai penentu dalam kebijakan yang bersifat adil bagi pegawai, yang berkaitan dengan pengaturan pada posisi dalam sesuai dengan keahlian masing-masing.
• Sebagai sumber yang dibutuhkan dalam pimpinan untuk memenuhi tugas dalam fungsinya.
• Sebagai penerus dalam pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
• Sebagai alternatif pemikiran ide yang dikeluarkan pimpinan.
• Sebagai faktor penunjang dalam suatu keberhasilan perusahaan atau organisasi dan cerminan pimpinan bagi bawahan.

Fungsi Sekretaris Bawahan

Adapun fungsi sekretaris sebagai berikut:

• Sebagai sarana pemberi dalam motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan yang dapat dilakukan untuk bekerja baik dan lancar sesuai tujuan yang diinginkan.
• Sebagai rasa bangga terhadap bawahannya dalam melakukan pekerjaan perusahaan atau organisasi
• Sebagai penerima suatu pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah

Tujuan Sekretaris

Adapun tujuan sekretaris sebagai berikut:

• Menyusun jadwal kerja pimpinan ketika ingin bertemu dengan client-client
• Menjadi citra yang  baik terhadap pimpinan
• Dapat bermusyawarah atau rapat ketika terjadi masalah dalam perusahaan dengan pimpinan
• Menjaga hubungan antara pimpinan dan bawahannya
• Dapat mendukung kegiatan administrasi dikantor

Tanggung Jawab Sekretaris

Baca juga: Tugas dan Fungsi dari Pemimpin

Adapun tanggung jawab sekretaris sebagai berikut:

• Dapat bertanggung jawab melakukan, membuat dan memastikan serta mengatur janji terhadap pertemuan secara efektif dan terorganisir.
• Dapat bertanggung jawab terhadap catatan administrasi yang lebih efektif.
• Dapat bertanggung jawab menegakkan persyaratan hukum yang mengatur dalam dokument, charity law, dll.
• Dapat bertanggung jawab dalam komunikasi dan korespondensi

Keterampilan yang dibutuhkan sekretaris

Adapun ketrampilan yang dibutuhkan dalam sekretaris

• Kemampuan interpesonal
• Keterampilan kerja tim
• Kemampuan dalam negosiasi
• Ketegasan
• Manajemen waktu
• Dapat mengambil keputusan dan keterampilan dalam pemecahan suatu masalah
• Kemampuan dalam berkomunikasi

Demikian pengertian, jenis-jenis, manfaat, tujuan, tanggung jawab dan keterampilan dari sekertasis. Semoga bermanfaat untuk pembaca dan penulis. Wassalamu’alaikum